ENTừ brief đến báo cáo cuối
Năm bước, và bạn nhận được gì ở mỗi bước
Quy trình này áp dụng cho đoàn riêng, tour series, incentive và MICE. Mỗi bước có đầu vào rõ ràng từ bạn và đầu ra rõ ràng từ chúng tôi.
Bước 1
Gửi brief
Bạn gửi: lộ trình hoặc điểm đến, ngày đi, số khách, hạng khách sạn, và ngân sách mục tiêu nếu có. Gửi qua form brief chương trình, Partner App, WhatsApp hoặc email.
Bạn nhận: xác nhận ngay, và phản hồi từ chuyên viên phụ trách thị trường của bạn trong 60 phút trong giờ làm việc (thứ Hai đến thứ Sáu, 09:00–18:00 GMT+7).
Bước 2
Nhận phương án giá
Bạn nhận: các phương án giá net, liệt kê từng dòng những gì bao gồm và không bao gồm. Yêu cầu đủ điều kiện qua Partner App có giá trung bình dưới 1 giờ trong giờ làm việc; chương trình MICE và incentive được báo giá theo hạn nêu khi xác nhận yêu cầu.
Bước 3
Xác nhận
Bạn gửi: phương án đã duyệt, danh sách phòng và thông tin chuyến bay.
Bạn nhận: thư xác nhận, hóa đơn tạm tính bằng USD hoặc VND có ngày đặt cọc và ngày thanh toán phần còn lại, và hợp đồng do Dong Thi Co., Ltd phát hành.
Bước 4
Vận hành
Bạn nhận: chương trình chạy dưới thương hiệu của bạn, có trưởng điều hành tại hiện trường, cập nhật trạng thái trực tiếp trong chuyến và đường dây khu vực 24/7 khi đoàn đang đi.
Bước 5
Báo cáo cuối
Bạn nhận: bản rà soát sau chương trình về các thay đổi và bài học, cùng quyết toán cuối, để chương trình sau bắt đầu từ những gì đã làm tốt.
Chương trình đang vận hành
Dong DMC vận hành 50–70 chương trình đoàn mỗi tháng tại Việt Nam và Campuchia, và qua các đối tác đã thẩm định tại Philippines.
Đọc các case vận hành (tiếng Anh)Đội của bạn tại Dong DMC
Một đầu mối, từ báo giá đến quyết toán
Đối tác không phải trình bày lại chương trình cho nhiều phòng ban. Một account manager phụ trách công ty của bạn, và những người phía sau được giới thiệu tên trước khi đoàn đến.
- Account manager: báo giá, thay đổi, hóa đơn và rà soát sau chương trình cho công ty của bạn.
- Chuyên viên thị trường: hiểu thị trường nguồn của bạn, đường bay, quy định visa và kỳ vọng của khách.
- Trưởng điều hành: vận hành chương trình tại hiện trường và báo trạng thái trực tiếp cho bạn.
- Khi cần quyết nhanh: đường dây khu vực 24/7 trong suốt chuyến, và liên hệ thẳng với nhà sáng lập khi một quyết định không thể chờ.
Thương hiệu của bạn, khách của bạn
Chúng tôi bảo vệ quan hệ khách hàng của bạn thế nào
Dong DMC vận hành như cánh tay nối dài của bạn tại Việt Nam. Khách thấy tên và logo của bạn; xe, hướng dẫn viên, khách sạn và lịch trình phía sau là của chúng tôi.
Không tiếp thị thẳng
Chúng tôi không tiếp thị tới khách cuối của bạn.
Khách luôn thuộc về bạn
Khách luôn gắn với công ty đã đưa khách đến.
Khách liên hệ thẳng với chúng tôi?
Nếu khách của bạn liên hệ thẳng với Dong DMC, chúng tôi chuyển khách về lại công ty của bạn.
Khi kế hoạch thay đổi tại hiện trường
Ai quyết định gì khi chương trình đang chạy
Ủy quyền vận hành (mandate) là phần quyền quyết định bạn giao cho Dong DMC trong giới hạn đã thống nhất, để đội hiện trường xử lý ngay mà không phải xin duyệt nhiều vòng. Định hướng chiến lược và quan hệ khách hàng vẫn thuộc về bạn.
| Trưởng điều hành quyết ngay tại chỗ | Báo bạn trước |
|---|---|
| Điều chỉnh giờ giấc do giao thông, thời tiết, địa điểm trễ hoặc chuyến bay thay đổi | Mọi thay đổi làm phát sinh chi phí |
| Thứ tự xe, giờ đưa đón và điểm tập trung lại | Đổi khách sạn hoặc đổi hạng phòng |
| Điều phối lại hướng dẫn viên và nhân sự | Thay đổi nội dung chương trình hoặc hoạt động đã bao gồm |
| Nhịp bữa ăn và sự kiện trong kế hoạch đã thống nhất | Thông điệp với khách, biển bảng và mọi thứ mang thương hiệu của bạn |
Mọi thay đổi được ghi lại trong chuyến và rà soát cùng bạn sau đó. Về cách lên phương án dự phòng trước khi đoàn đến, xem rủi ro và dự phòng (tiếng Anh) và phạm vi dịch vụ (tiếng Anh).
Thanh toán và giấy tờ
Hóa đơn net, ngày rõ ràng
Dong DMC xuất hóa đơn net bằng USD hoặc VND. Phần lớn chương trình cần đặt cọc 30–50% khi xác nhận và thanh toán phần còn lại 14–21 ngày trước ngày đến, tùy điều kiện của khách sạn, du thuyền và nhà cung cấp. Điều kiện cụ thể luôn ghi trên báo giá và hóa đơn tạm tính.
Cách chúng tôi tính giá · Điều khoản thanh toán (tiếng Anh) · Chính sách hủy (tiếng Anh)
Khảo sát thực tế
Khi bạn sang Việt Nam
Đối tác sang Việt Nam khảo sát khách sạn, nhà hàng và địa điểm được nhà sáng lập hoặc trưởng nhóm kinh doanh của Dong DMC tiếp đón và đưa đi xem các cơ sở trong chương trình của họ. Dong DMC hỗ trợ một phần chi phí khảo sát.
Hỏi đáp
Câu hỏi các công ty lữ hành thường hỏi trước khi hợp tác
Bắt đầu bằng một brief
Gửi lộ trình, ngày đi, số khách và hạng khách sạn. Chuyên viên phụ trách phản hồi trong 60 phút trong giờ làm việc.
Tài liệu tham khảo
- Quy trình nhận yêu cầu báo giá (tiếng Anh)
- Giá dịch vụ DMC tại Việt Nam
- Vận hành DMC tại Việt Nam (tiếng Anh)
- Phạm vi dịch vụ (tiếng Anh)
- Giải pháp
Đồng Hoàng Thịnh – rà soát vận hành